home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / ARCH_A41.ARJ / INTL.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-10-24  |  14KB  |  291 lines

  1.  
  2.                         Procedure for Foreign Addresses:
  3.                                     overview
  4.                           [those outside of the U.S.A.]
  5.  
  6.    Once  you  select  U.S.A as the country of usage in  the  International ì
  7.    Installation Menu,  the program  presents items in the address  that ì
  8.    are  specific  to the U.S.A.,  such as 'zip code' and  'state.'   These ì
  9.    address elements are omitted when any other country is selected.  
  10.       
  11.    Regardless  of  the country selected at the International  Installation ì
  12.    Menu,  you always have the option of creating information specific to a ì
  13.    country  by  using the 'COUNTRY=' logic available to you  in  COMMENT1.  ì
  14.    Let's  say that you were placing the name of the country in the  'CITY' ì
  15.    line  but ran out of space.   If you then place the  phrase  'COUNTRY=' ì
  16.    anywhere in COMMENT1, the program will take that country name and print ì
  17.    it on the same line as the city on your label, following the city.  For ì
  18.    example, if you have this phrase in COMMENT1:
  19.  
  20.                                 COUNTRY=Australia/
  21.  
  22.    When  you  print a label,  the program  will sense that you want  to ì
  23.    print a country code that does not fit within the data entry screen and ì
  24.    will  then  place  'Australia' after the the  CITY.   Observe  that this ì
  25.    program  must see a '/' at the end of your country code to  signify ì
  26.    the country.   Note also that the program  will print out the entire ì
  27.    country  code you enter between 'COUNTRY=' and '/',  regardless of  how ì
  28.    may characters long that code is.
  29.  
  30.                              Sorting by country code:
  31.  
  32.    If  you wish to sort by country code in some or all of your  addresses, ì
  33.    then  you  would use the 'COUNTRY=' logic of COMMENT1 for your  country ì
  34.    name.  Later, you could then select out those records unique to any one ì
  35.    country by using the logic referenced in Appendix A-2:
  36.  
  37.  
  38.                                    Appendix A-2:
  39.                      Logic behind Comments/name/city selection
  40.                [select out records in 7 different places in program]
  41.  
  42.  
  43.  
  44.                 Procedure for Canadian and Foreign Addresses: 
  45.                     [when entered into the Client File]  
  46.  
  47.  
  48.                  With respect to the state validation file:
  49.  
  50.    Although  you  could change the values in the State validation file  in ì
  51.    earlier versions of this program, that ability to alter values has been ì
  52.    removed  since  this  data  is static.    In  addition  to  states  and ì
  53.    territories,  you  can  also have these two entries:   '--'  and  'NA'.  ì
  54.    Either value could be used for foreign countries.
  55. è   Both of these are valid 'states' and can be used during data entry.  
  56.                    Values in State validation file:
  57.                 
  58.    AL = Alabama                             MT = Montana                  
  59.    AK = Alaska                              NE = Nebraska                
  60.    AS = American Samoa                      NV = Nevada                  
  61.    AZ = Arizona                             NH = New Hampshire           
  62.    AR = Arkansas                            NJ = New Jersey              
  63.    CA = California                          NM = New Mexico              
  64.    CZ = Canal Zone                          NY = New York                
  65.    CO = Colorado                            NC = North Carolina          
  66.    CT = Connecticut                         ND = North Dakota            
  67.    DE = Delaware                            CM = Northern Mariana Is.    
  68.    DC = District of Columbia                OH = Ohio                    
  69.    FL = Florida                             OK = Oklahoma                
  70.    GA = Georgia                             OR = Oregon                  
  71.    GU = Guam                                PA = Pennsylvania            
  72.    HI = Hawaii                              PR = Puerto Rico             
  73.    ID = Idaho                               RI = Rhode Island            
  74.    IL = Illinois                            SC = South Carolina          
  75.    IN = Indiana                             SD = South Dakota            
  76.    IA = Iowa                                TN = Tennessee               
  77.    KS = Kansas                              TX = Texas                   
  78.    KY = Kentucky                            TT = Trust Territories       
  79.    LA = Louisiana                           UT = Utah                    
  80.    ME = Maine                               VT = Vermont                 
  81.    MD = Maryland                            VA = Virginia                
  82.    MA = Massachusetts                       VI = Virgin Islands          
  83.    MI = Michigan                            WA = Washington              
  84.    MN = Minnesota                           WV = West Virginia           
  85.    MS = Mississippi                         WI = Wisconsin               
  86.    MO = Missouri                            WY = Wyoming                 
  87.                                             NA = Not Applicable          
  88.                                             -- = Not Applicable          
  89.  
  90.  
  91.  
  92.                          Note for foreign addresses, 
  93.                EXCEPT Canada, Australia, England, and Israel: 
  94.  
  95.    If you enter either 'NA' or '--' for your state and '0' for  zip,  then ì
  96.    these two items are omitted in the label.   Insert your foreign address ì
  97.    in the space for the  city,  where you have 40 characters.   An example ì
  98.    would be:
  99.  
  100.                             CITY: The Netherlands
  101.                                      or 
  102.                            CITY: Tokyo, 150 Japan
  103.  
  104.  
  105.  
  106.          ===== Overview of placing country code into Comment1 =====
  107.     
  108.    If,  for  example,  you have a Canadian address label that requires you ì
  109.    enter 'Canada=' as per the instructions below.  You do not have to type ìè   in  the  phrase  'Canada=' every single time  into  Comment1.   If  you ì
  110.    anticipate that you will be using Canadian addresses  frequently,  then ì
  111.    you  can  create a default value for this phrase by going to  the  Main ì
  112.    Program Menu and select the Other Options Menu.  Once there, select 'C)  ì
  113.    Customize  this  system to your needs'.    Once in the  Custom  Options ì
  114.    Menu, observe this option:
  115.      
  116.    2)  Default State, City, Area Code. Sex ID,  Address2, Comments 1 & 2
  117.  
  118.    After  you select this option,  you can enter this value as  a  default ì
  119.    into 'Comment1':
  120.     
  121.         Comment1:  Canada=
  122.  
  123.    From that point on,  all records you ADD to the Client file will have ì
  124.    that phrase as a default value.
  125.  
  126.    Upper\lower  case  conventions are irrelevant.   These values  are  all ì
  127.    interpreted the same:
  128.                                    CANADA=v6a1a4
  129.                                    Canada=V6A1A4
  130.                                    CANada=V6A1a4
  131.                                    canADA=v6a1A4
  132.  
  133.                        ===== Canadian addresses: =====
  134.  
  135.    The  Canadian Post Office requires that their 6 character 'Postal Code' ì
  136.    occupy one line by itself below the address,  with a space between  the ì
  137.    two  sets  of  3  characters.    This  program  will  accommodate  this ì
  138.    requirement  if you observe the following:   insert either 'NA' or '--' ì
  139.    into state and '0' into zip,  as per above.   Place all of your address ì
  140.    information  including  the  city but not the 'Postal  Code'  into  the  ì
  141.    Address1  and Address2 lines of your Client record.   Then place  the ì
  142.    'Postal Code' by itself on the comment1 line in this format:  
  143.  
  144.                              COMMENT1:  CANADA=V6A1A4
  145.  
  146.  
  147.    This  phraseology of 'Canada=' can occur anywhere in Comment1  and  the ì
  148.    'Postal  Code' should be entered WITHOUT any spaces.   Once the program ì
  149.    detects that you have a Canadian address, it will apply a space in this ì
  150.    manner in the last line of the label:
  151.                                       V6A 1A4
  152.  
  153.    Lets  say that this is the address you want to place into the  Client ì
  154.    record:
  155.  
  156.                               Foster Technology
  157.                                  343 Railway
  158.                            Vancouver, B.C. V6A 1A4
  159.  
  160.    You would place this into the Client record in this manner:
  161.  
  162.                        Company name: Foster Technology
  163.                             Address1: 343 Railwayè                         Address2:  Vancouver, B.C.
  164.                            Comment1: CANADA=V6A1A4
  165.  
  166.    Note  that you are inserting the city and province into address2  while ì
  167.    leaving 'City' blank.   This is crucial because the program will  place ì
  168.    the 'Postal Code' into the last line on the label normally reserved for ì
  169.    city.  
  170.  
  171.                      ===== Australian Addresses: =====
  172.  
  173.    The Australian Post Office assigns a 4 digit 'Post Code'.   This number ì
  174.    can appear after the state.   Let's say that you had written down  this ì
  175.    address:
  176.  
  177.                            Australian Tool and Die, Ltd.
  178.                                  1307 Botany Road
  179.                                       Mascon
  180.                                   New South Wales
  181.                                        2020
  182.  
  183.    You would then enter that data into the program  in this manner:
  184.  
  185.  
  186.                           Company name: Australian Tool and Die, Ltd.
  187.                                Address1: 1307 Botany Road
  188.                                City:  Mascon N.S.W.    
  189.                                 Comment1: AUS=2020
  190.  
  191.    Once  the program  detects that you have placed 'AUS=' anywhere into ì
  192.    Comment1,  the program will then take that 4 digit code and place it at ì
  193.    the  end of the data entered into the 'City' line.   Where you  entered ì
  194.    'Mascon  N.S.W.',  the program will print out on line 5 of the  labels: ì
  195.    'Mascon N.S.W. 2020'.
  196.  
  197.    Note  that  you could place the 'Postal Code' at the end of the  'City' ì
  198.    line, space permitting.  
  199.  
  200.  
  201.    For  another example of an Australian address,  let's say that you  had ì
  202.    written down this address on a piece of paper:
  203.  
  204.                             Minet Australia Ltd.  
  205.                                  40th Level
  206.                               100 Miller Street
  207.                         North Sydney, New South Wales
  208.                                     2060
  209.  
  210.    You would enter that address into the program  in this manner:
  211.  
  212.                           Company name: Minet Australia Ltd.
  213.                                Address1: 40th Level
  214.                             Address2: 100 Miller Street
  215.                                City:  North Sydney, NSW  
  216.                                 Comment1: AUS=2060
  217. è
  218.  
  219.    the program  would then move the '2060' Post Code to the 5th line of ì
  220.    the mailing label, following 'North Sydney, NSW'.
  221.  
  222.    Note that when you enter the Post Code into Comment1, make sure that no ì
  223.    spaces  appear  in 'AUS=2060'.   The program knows that the  Australian ì
  224.    Post  Code is 4 digits long and will not incorporate into  the  mailing ì
  225.    label any additional characters or digits that follow your 4 digit Post ì
  226.    Code.  
  227.  
  228.  
  229.                         ===== Israeli Addresses: =====
  230.  
  231.    The Israeli postal system assigns a 5 digit Postal Code, which follows ì
  232.    the city on printed labels.
  233.  
  234.    Let's say that you have this address written down:
  235.  
  236.  
  237.  
  238.                                     Haim Factor
  239.                              Jackson Factor Associates
  240.                                    P.O. Box 1304
  241.                                    Kiryat Tivon
  242.                                        36112
  243.  
  244.  
  245.    You would enter that data into the program  in this manner:
  246.  
  247.                                  First name:  Haim
  248.                                  Last name: Factor
  249.                       Company name: Jackson Factor Associates 
  250.                               Address1: P.O. Box 1304
  251.                                 City:  Kiryat Tivon
  252.                                 Comment1: IL=36112
  253.  
  254.  
  255.  
  256.    When the program  sees 'IL=36112',  the program knows that this is a ì
  257.    5 digit Israeli Postal Code and will print it out on the fifth line  of ì
  258.    the mailing label, following the city.
  259.     
  260.    Observe  that  it  doesn't  matter where  in  Comment1  the  'IL=36112' ì
  261.    appears.
  262.  
  263.  
  264.  
  265.                         ===== Great Britain: =====
  266.  
  267.  
  268.    The British postal codes can be of varying length.  These, for example, ì
  269.    are all valid codes:
  270.  
  271.                                    B26 3QNè                                   WS7 8XT
  272.                                    BS2 0QE
  273.                                    CH1 4LS
  274.                                   LS11 0LW
  275.                                   TW14 0PH
  276.  
  277.  
  278.    You can insert the code in one of two places:  either after the City or ì
  279.    in  Comment1.   If  you use the Comment1 line,  precede the  code  with ì
  280.    'UK=',  then  follow the code by '/' to signify to the program that the ì
  281.    code has no more characters.   Specifically, to place 'LS11 0LW' in the ì
  282.    Comment1 line, enter:  UK=LS11 0LW/ 
  283.  
  284.    When  the program  sees 'UK=LS11 0LW/',  the program knows that this ì
  285.    is a British Postal Code and will print it out on the fifth line of the ì
  286.    mailing label, following the city.
  287.     
  288.    Observe  that  it doesn't matter where in Comment1 the  'UK=LS11  0LW/' ì
  289.    appears.
  290.  
  291.